SimplyCondo es una solución completa para las necesidades administrativas de condominios residenciales de tamaño mediano a grande. Las herramientas integradas en el sistema permiten la comunicación total entre condóminos, administradores y puntos de acceso al condominio. Igualmente, permite la adecuada administración de recursos de uso común del condominio, tales como ranchos, canchas de tenis, piscinas y otros. Su fácil implementación lo hace ideal tanto para condominios autoadministrados como para empresas dedicadas a la administración de varios proyectos.
El servicio incluye el hospedaje del sistema (hosting) con un dominio propio del condominio que lo implementa (ejemplo: www.mi-condominio.net). Al ser este el caso, el servicio se mantiene accesible para administradores al igual que condóminos desde cualquier punto en donde estén siempre y cuando tengan acceso a Internet. Al ser un servicio hospedado, incluye también el mantenimiento del sistema junto con la implementación de cambios de programación por variaciones en las políticas internas del condominio.
El sistema cuenta con tres módulos. Cada uno ha sido diseñado pensando en las necesidades de sus usuarios. Los interesados ingresan al sistema utilizando un usuario y contraseña que les autoriza a acceder a las funciones de ese módulo. A continuación se listan los módulos con sus descripciones:
Módulo de Administración
1. Módulo de Administración: Este es el módulo utilizado por los administradores del condominio para cumplir con sus funciones y provee herramientas para facilitar la comunicación con los condóminos. Algunas de las funciones disponibles son:
-
Herramientas Contables:
- Administración de ingresos y egresos del condominio
- Envío automático de confirmación de pago
- Actualización de saldos de cuentas bancarias
- Registro de presupuesto del condominio y comparación con movimientos reales
- Reporte de presupuesto automatizado
- Administración de morosos con envío de avisos de cobro
- Reporte de estado de propiedades (vacío, construcción, habitado, etc.)
- Administración de información de los condóminos
- Administración de información de solicitudes e incidentes de condóminos
- Administración de información de vehículos con acceso al condominio
- Administración de colaboradores con acceso al condominio
- Reporte de entradas/salidas de colaboradores
- Reporte maestro de teléfonos de condóminos
- Administración de proveedores del condominio
- Administración y diseminación de documentos electrónicos
- Sistema de encuestas
- Administración de comunicados
- Administración de avisos cortos
- Mapa del condominio
- Administración de calendario con disponibilidad de áreas comunes reservables (canchas de tenis, ranchos, piscinas)
- Sistema de reserva de áreas comunes según las reglas establecidas por el condominio
- Administración de listas de invitados para condóminos
- Cambio de contraseña
- Envío de contraseña extraviada
- Administración de códigos de teléfono (para centrales codificadas)
- Autenticación con expiración de dos horas
Herramientas Comunicativas:
Módulo de Condóminos
2. Módulo de Condóminos: Este es el módulo utilizado por cada uno de los condóminos para obtener información acerca del condominio, al igual que para mantener comunicación abierta con la administración y proveer información de acceso a los oficiales de seguridad. Algunas de las funciones disponibles son:
- Administración de información personal
- Cambio de idioma del sistema (inglés/español)
- Acceso a información de contacto de la administración del condominio
- Acceso a números de teléfono importantes
- Acceso a documentos importantes
- Proveer acceso a inquilino
- Acceso a miembros de junta de coordinación
- Acceso a sistema de encuestas
- Administrar colaboradores con acceso al condominio
- Determinar días de ingreso por colaborador
- Administrar vehículos con acceso al condominio
- Definir contactos de emergencia
- Acceso a información de pago por mantenimiento
- Notificar a administración de pago realizado
- Ver disponibilidad de áreas comunes
- Reservar áreas comunes según las reglas establecidas por el condominio
- Enviar solicitudes o reportes de incidentes a la administración y darles seguimiento
- Ver solicitudes e incidentes enviados por otros condóminos siempre que estos hayan sido publicadas por la administración
- Administrar listas de invitados para actividades en su casa o área común (permitir acceso al condominio a invitados)
- Ver información de contacto de otros condóminos - siempre que estos permitan que esta información sea visible
- Autenticación con expiración de dos horas
- Cambio de contraseña
- Envío de contraseña nueva en caso de extravío
Módulo de Seguridad
3. Módulo de Seguridad: Este es el módulo utilizado por los oficiales de seguridad del condominio para corroborar derechos de acceso al condominio, utilizando los datos suministrados por los condóminos por medio del sistema. Este módulo ha sido diseñado para ser de rápido aprendizaje. Algunas de las funciones disponibles son:
- Búsqueda de propietarios (disponible sin utilizar teclado)
- Búsqueda de colaboradores
- Búsqueda por lote
- Acceso a números de teléfono: administración, policía municipal, fuerza pública, bomberos
- Acceso a información de acceso diario para colaboradores
- Registro de entrada/salida de colaboradores
- Acceso a mapa del condominio para poder dar direcciones
- Acceso a listas de invitados enviados por condóminos (disponible 2 horas antes de actividad)
- Registro de ingreso de invitados en lista
- Autenticación sin acceso a contraseña (los oficiales de seguridad no cuentan con la contraseña)
- Ver códigos pre-programados para teléfonos de condóminos (en centrales codificadas)
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